IT企業の人が読んでも役に立つ「ITツール活用術」

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「マンガでわかる!驚くほど仕事がはかどるITツール活用術(KADOKAWA)」という本をKindleで見つけたので、読んでみました。

読む前は、もしかしたら知っていることばかりかもしれないなぁと思っていましたが、実際に読んでみると、私の気がついていなかったポイントが書かれており、目からウロコなポイントがいくつかありました。

ただし、Google とSlackをメインに記載されているので、自分の会社がMicrosoft系のオフィスツールメインで利用している場合は、読み替えたり、実現できないことがあるかもしれませんので注意してください。

以下、この本を読んでいてウロコだったポイントを記載しておきます。

1.Teamsでの一括メンション

私も最近はTeamsやSlackでメンションすることがありますが、基本的に特定の個人に対してのみメンションしており、関係者全員にメンションすることはありません。

しかしながら、全員に見ておいてほしい内容があった場合、全員にメンションすることも検討したほうがいいのでは、と気がつかされました。

しかし!どうやらTeamsでは、「グループ」や「会議」のチェットスペースの参加者全員に一括してメンションを送る方法はなさそうです。

ちなみに、Teamsでチャットできるスペースは上記以外にも「チーム」や「チャネル」のチャットスペースがあり、これらについては、それぞれ「 @team」「 @channel」 とすれば一括してメンションができるようです。

まあ、個人的には「チーム」や「チャネル」のような大きな単位で一括メンションする機会はあまりなさそうですが。。。

2.会議案内へのアジェンダ添付

Outlookのスケジュール機能で会議案内を出した後、会議のアジェンダを作成した場合には、会議のスケジュールにアジェンダを添付するとよいと書かれており、たしかにそのとおりかもしれないと思いました。

どうもまだ自分もDXしきれていないようで、会議案内はスケジュール、会議資料はメールで連絡、としておりました。

しかし、会議案内自体にアジェンダの資料、もしくはその資料へのリンクを貼り付けておくと、会議参加者はメールを掘り返すことなく、当日のアジェンダを確認できるので便利だし、事前に確認してもらえる確率もあがりそうな気がします。

3.資料のチェックは会議チャットで事前に実施

たまに、誰かが作成した資料をチェックする為の会議が実施されることがあります。

しかし事前にチャットでその資料についてコメントしあえれば、会議の時間を減らせるかもしれませんし、コメントの状況によっては会議をやめてもいいかもしれないと気がつかされました。

その為に、前出のグループチャットや会議チャットを活用するのはありだなーと思います。

4.朝のクイック朝礼実施

この本に書かれているとおり、リモートワークが浸透して会社にあまり行く必要がなくなったのは楽で良いのですが、他のメンバーと顔を合わせる機会がめっきり減りました。

その為、チームの他のメンバーが何をやっているか把握しづらくなってきています。

そこで毎朝15分程度でいいのでクイック朝礼を実施するとよい、と書かれており、たしかに、それも考えた方がいいなあと思いました。

ただし、いきなり一方的にクイック朝礼を実施しようと言っても、朝の効率の良い時間を削られることになり抵抗のあるメンバーもいると思いますので、

・毎日実施するのか?
・朝の何時ごろに実施するか?
・全員参加にするか、それとも参加できるひとだけにするか?

は事前にメンバーで検討して決めた方がいいのではないかと思っています。

以上、4つほど目からウロコだった点を記載しましたが、これ以外にもExcelでいう「一時シートビュー」のような機能の紹介もあり、いろいろと業務を効率的に進めていく上で参考になる点がたくさん書いてありますので、気になる方は手にとってみてはいかがでしょうか?

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