k2-ornata（個人的「やってみたこと」ブログ）

前回、「条件付き書式設定」を使って、予定線のみのガントチャートをExcelで作成する方法をご紹介しました。

https://k2-ornata.com/office-365-solo_excel_guntchart

しかし、実際にプロジェクトで使用する際には進捗管理をする必要があると思いますので、今回も「条件付き書式設定」を使用し実績線を入れていきたいと思います。

対応中の作業は黄色、完了した作業は灰色にする

今回、最終的に目指す「条件付き書式設定」の姿は以下の通りです。

• 対応中のタスク・・・進捗度合いを黄色線で表現
• 対応が完了したタスク・・・予定線を灰色ですべて塗り潰し

１．対応中のタスクを黄色線で表現

この時、「条件付き書式設定」に設定した数式は以下の通りです。

=AND($E4>0,$E4<1,G$3>=$C4,G$3<=$C4+($D4-$C4)*$E4)

【数式の解説】
・$E4>0,$E4<1・・・進捗度が0〜100%の間の時
・G$3>=$C4・・・3行目の日付が開始日以上の時
・G$3<=$C4+($D4-$C4)*$E4・・・3行目の日付が（開始日＋（終了日-開始日）×進捗度）以下の場合（進捗度が100%=終了日）

２．対応完了のタスクの予定線を灰色で塗りつぶし

この時、「条件付き書式設定」に設定した数式は以下の通りです。

=AND($E4<>0,G$3>=$C4,G$3<=$C4+($D4-$C4)*$E4)

【数式の解説】
$E4<>0・・・進捗度が0以外のとき（これを書かないと予定線の最初の週がすべて灰色になってしまう）
※”以外”をExcelでは”<>”で表現するというのを初めて知りました。
（残りの数式は対応中のタスクと一緒です）

３．実績線の完成

以上の条件付き書式設定を予定線より前に組み込めば完成です！完成イメージは以下の通りです。

数式のところはもっとスマートなやり方があるかもしれませんので、みなさんも考えてみてください。

Wordは昔から使っていますが、いまでもよくわからないのが新しい「リスト」の作成だったりします。（赤枠のところから作成できます。）

リストって何？って感じの人も多いと思いますが、下の赤枠で囲った部分がリストと呼ばれているもので、最初からいくつか用意されています。

でもこれ以外のパターンのリストを作成したいってこと、よくありますよね。

また、もうひとつどうもよくわからないのが、このリストと青枠でかこった部分（見出しスタイル）の関係です。
（デフォルトの状態だと青枠の「見出し１」を押しても、赤枠の「現在のリスト」のように「1.」とならない。。。）

これが使いこなせれば便利そうなんだけど、いろいろ調べてもどうもわかりづらい、ということで今回そのやりかたをまとめてみることにしました。

あたらしいリストを作成する

あたらしいリストを作成するには、上図の「新しいアウトラインの定義…」を選択します。

【補足】
リストを作りたいのになんで「新しいアウトライン」なんだ？という疑問が湧きますが、リストの各レベルに設定する番号をアウトライン番号って呼ぶみたいなので、そうなっているんだと思います。

１．リストのレベル１設定（見出しスタイルとの紐付け）

すると以下のような画面が開きますので、まずレベル１を設定します。
ここでは表示形式「1.」は変えず、青枠部分との紐付けをしたかったので、「レベルと対応付ける見出しスタイル：」で「見出し１」を選択します。

そして「OK」ボタンを押すと、以下のように「見出しスタイル」の表示が変わりました！（頭に１がついてますね。）

２．リストのレベル２設定（表示形式の変更と紐付け）

つづいてレベル２を設定します。
ここでは、見出しスタイルとの紐付け以外に表示形式を「1.1」から「1-1」に変えたかったので、以下の２箇所の赤枠部分を修正しています。

そして「OK」ボタンを押すと、見出しスタイルの青枠部分が以下のように変わりました。

３．リストのレベル３設定（表示形式の変更と紐付け）

同様にレベル３も設定します。表示形式を「1.1.1」から「ア）」に変えて、見出しスタイル「見出し３」との紐付けを行います。

すると以下のように見出しスタイルが変わって、、、、ません！でも、あとからなんとかできるので、このまま放っておきます。（汗

見出し部分にスタイルを適用

１．レベル１〜２の適用

ここまで来たら、あとは各見出しスタイルを適用したい行を選択①して、見出しスタイルをクリック②するだけで、以下の通りになります。

画面左側をみると、見出しマップも綺麗に表示されていることがわかりますね。

２．レベル３の適用

問題は先ほど「見出し３」と紐づかなかったレベル３の適用です。

この状況に陥った場合、まず、レベル３にしたい行を選択①し、まずは「見出し２」のスタイルを適用②します。
その後、すかさず「タブ」キーを押す③とレベル３のスタイルが適用されます。

以下がレベル３になった状態です。
ここで「見出しスタイル」のリスト上の「見出し３」をマウスで右クリックし、「選択箇所と一致するように見出し３を更新する」を選択します。

すると以下のとおり、「見出し３」のスタイルが先ほど設定したレベル３となり、画面左側の見出しマップも綺麗になっていることがわかります。

３．新しいリストの確認

ここまでで新しいリストが作成されているはずですので、「アウトライン」のプルダウンをクリックし、念のため確認してみます。

するとこのように「現在のリスト」のところに先ほど作成したリストが表示されているのが確認できます。

以上が「新しいアウトラインの定義」を使った新しいリストの作成方法になります。

なかなかWordは癖があって大変ですが、「新しいアウトラインの定義」は使いこなせるとかなり便利な機能ですので、是非チャレンジしてみてください。

Excelでガントチャートを作成しようと思い立ち、OfficeオンラインのExcelを起動したところ、インストール型のExcelで使えていた「条件付き書式」の一部機能が使えないということがわかりました。

そこで、１ヶ月無料で利用可能なOffice 365 SoloをMacにダウンロード＆インストールして、どこまで使えるか試してみました。

「条件付き書式」について

ちなみにOfficeオンラインのExcelの「条件付き書式」のメニューは以下のようになっています。

一方で、インストール型のOffice 365 Soloについては以下の通りです。

このように比較すると、Office 365 Soloの下から３番目にある「新しいルール…」がOffice オンラインには無いことがわかります。

ちなみに「新しいルール…」を開いてみると、以下のように「クラシック」など５種類のスタイルが使えるようになっています。

またさらに「クラシック」スタイルの中の詳しく見てみると、「数式を使用して、書式設定するセルを決定」など５種類の書式設定が選択できることがわかります。

今回はこの「数式を使用して、書式設定するセルを決定」をつかって、ガントチャートを簡単に作成してみます。

ガントチャートの作成

１．ベースとなる表を作成

以下の要領で、タスク、開始日、終了日、カレンダーなどを組み込んだ表を作成します。

■ポイント
開始日（C列）、終了日（D列）とカレンダー部分（G3〜T3)部分は、セルの書式設定を「日付」にしておきます。※「条件付き書式」で比較する為。

２．ガントチャートを表示部分を選択

ガントチャートを表示する部分（カレンダーの下、G4〜T12）をマウスで選択します。

３．条件付き書式設定

「条件付き書式設定」から「クラシック」スタイルの「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選択し、

以下の数式を入力します。

=AND(G$3>=$C4,G$3<=$D4)
注意：”>=”を”=>”とイコールを先にしてしまうと書式がおかしいと怒られます。かならず”>”もしくは”<“を先に書きましょう。

■解説
=AND()・・・()内の２つの条件の両方に合致する場合、書式の設定を実行
G$3>=$C4・・・G3の日付（11/2）がC4（11/2）以上かどうか
G$3<=$D4・・・G3の日付（11/2）がD4（11/2）以下かどうか
結局、カレンダー(G3)の日付が開始日(C4)と終了日(D4)の間にあれば書式設定を実施します。

■ポイント
G$3のように”$”が３の前についている理由ですが、”$”を書いておくと、計算式を他のセルにマウスのドラッグでコピーした場合もその後ろの数字やアルファベットが固定されます。
したがって、セルの位置が変化しても、常に3行目の日付とC列の開始日、D列の終了日を比較しつづけることができます。

４．ガントチャートの完成

以上の３ステップで簡単にガントチャートを作成することが可能になります。

なお、今回はカレンダーの日付を一週間単位としましたが、一日単位にすればより細かなガントチャートが作成できます。

また、進捗度の部分もExcelの機能を利用すれば視覚的に進捗が分かり易いガントチャートを簡単に作成することができますので、自分で作ってみようという方はいろいろアレンジしてみてください。